مكان واضح لكل مستند.

اتفقوا على لغة مشتركة

اختاروا أسماء للمجلدات يفهمها أعضاء الفريق، لا اختصارات يعرفها شخص واحد. استخدموا ترتيباً ثابتاً للفترة ونوع المستند ووصفه. سجّلوا مثالاً واحداً واضحاً لطريقة التسمية وشاركوه مع الفريق، حتى لا يحتاج كل ملف جديد إلى قرار جديد.

النظام البسيط الذي يفهمه الجميع أفضل من نظام معقّد لا يتبعه أحد.

اجعلوا النسخة المعتمدة واضحة

افصلوا نسخ العمل عن النسخ التي اكتملت مراجعتها. دوّنوا من راجع المستند ومتى، واحتفظوا بالأصل في مكان محدد. لا تستبدلوا ملفاً مهماً بصمت؛ اتركوا وصفاً مختصراً للتغيير حتى يتمكن الزميل التالي من فهم ما حدث.

راجعوا النظام مع الاستخدام

إذا تكرر البحث عن نوع معيّن من المستندات، فاسألوا إن كان موقعه أو اسمه يحتاج إلى تعديل. خصّصوا وقتاً قصيراً لمراجعة الهيكل وتبسيطه. الغاية ليست كثرة المجلدات، بل سهولة الوصول إلى المستند الصحيح مع سياقه.